Khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động sang quận, huyện hoặc tỉnh khác, câu hỏi thường gặp ngay sau bước đăng ký là: chi nhánh có cần con dấu riêng không, khắc theo mẫu nào, ghi mã số gì lên mặt dấu? Nhiều trường hợp mang mẫu dấu của công ty mẹ đi khắc lại cho chi nhánh, dẫn đến con dấu không phân biệt được đơn vị nào đang xác nhận chứng từ.
Bài viết này của Khắc Dấu MEKONG tập trung riêng vào con dấu của đơn vị phụ thuộc: chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Nếu bạn cần tìm hiểu quy định chung về con dấu tròn của công ty, hãy xem bài quy định con dấu tròn doanh nghiệp.
1. Phân Biệt 3 Loại Đơn Vị Phụ Thuộc Trước Khi Làm Dấu
Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, ba loại đơn vị này có chức năng khác nhau. Chức năng quyết định đơn vị đó dùng con dấu vào việc gì.
| Đơn vị | Chức năng chính | Mã số thường thể hiện | Nhu cầu con dấu trong thực tế |
|---|---|---|---|
| Chi nhánh | Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả đại diện theo ủy quyền | Mã số chi nhánh 13 số (10 số của doanh nghiệp + 3 số đuôi, ví dụ `0312345678-001`) | Thường làm dấu riêng vì chi nhánh ký hợp đồng, xuất hóa đơn, lập chứng từ theo ủy quyền |
| Văn phòng đại diện | Đại diện theo ủy quyền, bảo vệ lợi ích doanh nghiệp; không thực hiện chức năng kinh doanh | Mã số văn phòng đại diện 13 số | Làm dấu khi văn phòng cần xác nhận công văn, giấy giới thiệu, hồ sơ giao dịch theo ủy quyền |
| Địa điểm kinh doanh | Nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể | Mã số địa điểm kinh doanh 5 chữ số (ví dụ `00001`) | Không có quy định riêng về dấu; thực tế nhiều nơi dùng dấu vuông thông tin cửa hàng hoặc dùng dấu của đơn vị chủ quản |
Lưu ý: Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác. Vì vậy luật không bắt buộc đơn vị phụ thuộc nào cũng phải có dấu; đây là quyết định của doanh nghiệp dựa trên nhu cầu giao dịch.
2. Khi Nào Chi Nhánh Nên Có Con Dấu Riêng?
Không phải chi nhánh nào cũng cần dấu riêng. Có thể cân nhắc theo các tình huống sau:
Trước khi khắc, nên kiểm tra quy chế quản lý con dấu của doanh nghiệp, vì khoản 3 Điều 43 quy định việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo Điều lệ hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện ban hành.
3. Bố Cục Mặt Dấu Tròn Chi Nhánh Thường Dùng
Luật không quy định mẫu cố định, nhưng bố cục dưới đây được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì giúp người nhận chứng từ nhận ra ngay đơn vị đóng dấu thuộc công ty nào:
Với văn phòng đại diện, phần giữa thay bằng VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN kèm địa danh; vành ngoài vẫn giữ tên doanh nghiệp mẹ và mã số văn phòng đại diện.
Kích thước thường chọn
Tên chi nhánh thường dài hơn tên công ty mẹ vì phải chứa thêm cụm CHI NHÁNH và địa danh. Do đó đường kính hay dùng là Ø 38mm đến Ø 42mm, lớn hơn mức Ø 36mm phổ biến ở dấu công ty. Kỹ thuật viên sẽ đề xuất kích thước sau khi xếp thử nội dung trên bản demo, tránh trường hợp chữ vành ngoài bị nén quá chặt.
4. Thông Tin Cần Chuẩn Bị Khi Đặt Khắc Dấu Chi Nhánh
Để bản demo đúng ngay từ lần đầu, nên gửi kèm các thông tin sau:
Mọi chi tiết trên mặt dấu nên được đối chiếu từng ký tự với giấy tờ trước khi duyệt khắc, đặc biệt là ba số đuôi của mã số chi nhánh.
5. Khi Chi Nhánh Đổi Tên, Chuyển Địa Chỉ Hoặc Chấm Dứt Hoạt Động
Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, nên việc khắc lại dấu cho chi nhánh chủ yếu là thủ tục nội bộ.
6. Khắc Dấu Chi Nhánh Tại Khắc Dấu MEKONG
Khắc Dấu MEKONG nhận khắc con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp tại Cần Thơ và các tỉnh Miền Tây: